Effektiva möten
Spenderar du också en massa tid på möten? Tid som i bland känns onödig och ineffektiv? Men visst är det viktigt och nödvändigt med möten mellan människor men då är det viktigt att det känns meningsfullt och att det också ger energi tillbaka och inte bara är dränerande. Här kommer några av mina tankar kring hur hur möten kan bli roligare och mer effektiva.
Dagordning
Det är bra om alla har dagordningen minst ett par dagar innan så att man både mentalt och praktiskt vet vad det handlar om. Givetvis skall alla ges möjlighet att komma med förslag på vad som skall finnas med på agendan. Dagordningen kan vara mer eller mindre detaljerad men det skall också finnas "luft" emellan för kreativitet i stunden och för möten mellan människor.
På rätt möte?
Är du på rätt möte? Åtminstone två punkter på dagordningen bör kännas angelägna för att vi skall känna oss engagerade. Ibland handlar det faktiskt om konsten att säga nej och att prioritera sin tid på ett bra sett och att inte låta vanan av att alltid finnas med i vissa möteskonstellationer som kanske inte riktigt längre är nödvändiga.
Låt deltagarna "landa"
Innan de planerade punkterna kan man börja med gå laget runt och låta alla kort ventilera vad det som känns viktigast för stunden. På så sätt kan alla landa där på plats. Det är skillnad på att vara där rent fyskiskt och att faktiskt vara mentalt närvarande på mötet...
Grundregler Det kan vara bra att börja med att gå igenom vilka grundregler som skall gälla ex för kommunikation och respekt mellan deltagarna. Det kan handla om att man kommer överens om att inte avbryta och att verkligen lyssna på varandras åsikter och att alla stänger av sina mobiltelefoner (eller om någon får dispens från detta av någon anledning).
Tidsplan
Kanske är det onödigt att säga det men det är viktigt att hålla tidsplan och att börja och sluta i tid. Om man inte kommer vidare med någon fråga är det bättre att gå vidare och bestämma nytt möte en att låta saker och ting ändligt dra ut på tiden. Det orkar nog ingen med.
Mötesledare
För att inte alltid alla skall hamna i samma roller kan man vid varje möte utse olika mötesledare som får till uppgift att hålla koll på dagordning och tid. Det behöver inte alls alltid vara projektledaren eller chefen. Mötesledaren kan också ha till uppgift att summera upp vid halvlek och på slutet för att alla skall gå där ifrån med känslan "att det faktiskt händer något". Ofta är det också bra att få ett mötesprotokoll ett par dagar efter och det behöver inte vara något avancerat. Några stolpar via mail kan räcka. En annan sak som jag rekommenderar är att någon gång anlita en utomstående professionell mötesledare.
© Nina Jansdotter, personlig coach
(Allt material presenteras i samarbete med CareerBuilder.se)
