Köpa begagnad utrustning till företaget? Det här behöver du tänka på

Avdragsrätt kräver dokumentation
Köper du utrustning till verksamheten är det i regel en avdragsgill kostnad. Men för att avdraget ska hålla vid en eventuell granskning krävs underlag. Här riskerar begagnatköp att bli problematiska.

Köper du av en privatperson är kostnaden fortfarande avdragsgill. Kostnaden minskar företagets vinst och därmed skatten. Däremot kan du inte dra av någon moms eftersom privatpersoner inte är momsregistrerade och alltså inte fakturerar med moms. Det finns helt enkelt ingen ingående moms att återkräva. 

Desto viktigare då att dokumentationen håller. Ett Swish-kvitto visar att betalning har skett, men inte vad som köpts eller i vilket syfte. Ett enkelt köpeavtal som anger vara, datum, pris och säljarens namn gör stor skillnad. Det behöver inte vara komplicerat, men det behöver finnas.

Köper du däremot av ett annat företag, exempelvis vid en konkursauktion eller från en återförsäljare av begagnad utrustning, bör du alltid begära en faktura med moms specificerad. Då har du rätt att dra av momsen, men bara om underlaget är korrekt.

Privat eller företag
Ett vanligt misstag vid den här typen av köp är att betala med privata pengar och sedan försöka föra in kostnaden i bokföringen i efterhand. Det fungerar tekniskt genom att bokföra det som ett utlägg, men det skapar extra administration och gör det svårare att styrka att köpet var affärsrelaterat.

Betydligt enklare är att använda ett modernt företagskort. Då syns transaktionen automatiskt i företagets bokföring, kopplad till rätt datum och belopp. Det är framförallt praktiskt om du gör den här typen av köp regelbundet, exempelvis om du handlar begagnad elektronik för att utrusta ett växande team.

Kontrollera vad du köper
Bortom det ekonomiska finns den uppenbara praktiska risken: att det du köper inte håller måttet. Begagnad utrustning säljs i regel i befintligt skick och vid köp av privatperson finns sällan några garantier att luta sig mot.

Några saker värda att kolla:

• Elektronik: Kontrollera serienummer och att produkten inte är stulen eller leasad. Batterihälsa på bärbara datorer och mobiler avgör ofta den faktiska livslängden.
• Möbler och inredning: Ergonomiska kontorsstolar tappar sin justering med tiden. Provsitta innan köp eller räkna med att lägga pengar på en service.
• Verktyg och maskiner: Fråga efter servicehistorik. En maskin som ser bra ut på annonsbilden kan ha gått långt över rekommenderat serviceintervall.
• Fordon: Här gäller samma principer som vid privata bilköp, men med tillägget att leasingvillkor och förmånsvärden kan påverka kalkylen.

När begagnat inte lönar sig
Det finns tillfällen då nytt faktiskt är billigare, åtminstone i det långa loppet. Produkter med snabb teknikutveckling, som datorer och mobiler, tappar inte bara i prestanda utan även i säkerhetsuppdateringar. En begagnad laptop som sparar några tusenlappar i inköp men som slutar få uppdateringar om ett år är sällan en bra investering.

Samma sak gäller utrustning där driftstopp kostar mer än själva produkten. En begagnad skrivare som strular varannan vecka äter upp besparingen i förlorad arbetstid.

Tumregeln är enkel: ju mer verksamhetskritisk utrustningen är, desto försiktigare bör man vara med begagnat.

Gör det till en del av inköpsstrategin
För den som har koll på dokumentation och vet vad man letar efter är andrahandsmarknaden en resurs som fler företagare borde utnyttja. Kontorsmöbler, hyllsystem, förvaringsskåp, enklare elektronik – det finns mycket som fungerar lika bra begagnat som nytt och som frigör kapital till saker som faktiskt behöver vara fabriksnya.

Nyckeln är att behandla begagnatköp med samma disciplin som alla andra företagsinköp: dokumentera, betala via företaget och räkna på totalkostnaden, inte bara prislappen i annonsen.